会議はとにかく短い方が良いわけ

会議を行わず仕事ができるだろうか？

世の中の大抵の仕事には会議はつきものだ。

仕事でなくても、学校のＰＴＡ、町内会の集まり、首脳会談、国連の会議。実に沢山の会議がある。そして、会議と言うのは総じて長い。

私は率直に、会議はできるだけ短くしたい。

会議の目的は、様々ある。

会社の経営会議であれば、重要な経営戦略を吟味し意思決定する。取締役会であれば会社法に則って議事が行われる。経営会議レベルの会議は、私の経験上、そう長くなることはない。

論点が明確だし、そもそも、アジェンダ（議事次第）がしっかりしている。

つまり、会議は、事前に議題や進行が分かっていると、実際の会議は短くできる。

だから、私が参加する会議は、よっぽど、参加者に色々と指示したり教えたりする必要があれば、長くはなるが、それ以外はとても短い。

長いと言っても、ここ最近、社内の会議で一時間を超えることはない。今の私の会議の基本単位は、１５分か３０分である。想定外の問題や重要事項が生まれたときは、３０分を超過することもたまにあるが、たいていは、３０分以内に終わる。

会議が長くなる最大の要因は、説明時間と何かを考える時間だ。

説明時間というのは、私の考えは、短ければ短い方が良い。短くする方法は簡単だ。自分が説明したい資料の要点をあらかじめまとめておく、事前に配付しておく。参加メンバーはそれに目を通してから出てくる。

初対面の相手ならいざ知らず、説明者の意図や会議で確認したいことは、たいてい予想できることが多い。

私の立場だと、皆が部下だから、あらかじめ資料に目を通しておけば、説明を受けなくても、すぐに返事が出来ることが多い。

つまり、会議の中で考えるのではなくて、あらかじめ議題に上がるような内容や課題に対しては、答えを準備して会議に臨む。

そうすると、時間はとても短くなる。

もちろん、会議の参加メンバーのレベルがバラバラだと、会議は長くなる。

なぜならば、一番、レベルが低い人にあわせて説明したり議論したりすると、当たり前の話だが、時間は長くなる。レベルが高い人にとっては単なる待ち時間になる。

会議の理想は、同レベルのメンバーで要点だけを議論するのが一番良い。一人でも理解が遅かったり、考察レベルが低かったりすると、どうしても会議は長くなる。

それを防ぐためには、会議のメンバーの人選はとても大切だ。

いずれにしても、私の立場であれば、社内の会議は概ねコントロールできる。だから短くなる。

だからと言って、会社の中で行われている会議は効率よく行われているかと言えば、不本意ながらそうではない。会議を仕切る人のスキルに依存するので、結局、会社全体の会議を総和で見れば、冗長な時間の浪費の会議は沢山ある。

私としてはこれを全部みえる化をして改善したい。大事なことは、長い会議は生産性が悪い、非効率、中身もイマイチになるという自覚が大切だ。

最後に、社外の会議に出る時のことを考えてみる。私も時々、参加することはあるが、残念ながら、効率の良い会議はあまりお目にかからない。

多分に、色々な人が集まると、久しぶりの懇親とまではいかなくても、お互いのコミュケーションの場としての意味合いも混ざってしまい、結構、ダラダラ会議になりやすい。

流石に、社内でしているように、短時間で終わらせることはできない。お付き合いもあるからだ。理想的には、目的を分けた方がすっきりするし、参加もしやすい。

会議が多いことよりも、会議が長いことの弊害の方がはるかに大きいと考えている。

いずれにしても、私は、会議はとにかく短い方が良いと常々思っている。

以上