スケジュール管理で始まる仕事の段取り

毎日変わらず行う基本的な仕事は何か？

その一つは、スケジュール管理であると言える。

時々、過去の書類の整理をしていて、印刷した昔のスケジュール表に出くわすことがある。見た瞬間に思い出す。スケジュールに記載されている面会やＭＴＧの数々。

先日も、溜まりに溜まった書類をまとめて整理した。数年前のスケジュールを発見した、懐かしくもあり、記憶が蘇ってきたものもあり。

仕事の立場や内容にはよるが、仕事で全くスケジュールを立てていない人はいないと思う。少なくとも日本では、お互いに仕事で絡み合っている以上、面会や訪問、ＭＴＧなど、自分と相手の間にはスケジュールが存在する。

農家の人も、スケジュール帳まではいかなくても、うちの親父は、カレンダーにあれこれ書き込んでいた。

記憶に頼る人も世の中には多いが、月に１つや２つなら覚えていても、毎日毎日色んな人と会うとしたら、スケジュール管理がないと不可能だ。

今どきであれば、ＩＴを使っている人も多いだろう。最近は、クラウド型のスケジュール管理は沢山あるし、どれを使っても遜色はない。

私が、創業した３０年前ごろ、スケジュール管理専用の端末がブームになった。私もそれをしばらく使ってみた。

その後、グループウェアが主流になり、私もそれでスケジュール管理をしていた。私の場合は、紙が主役だ。

紙の上に書き込んで、あれこれ考えたり、会う人を想定したり、スケジュールを考えていて、新たにひらめいたことをメモすることが多いので、紙でないと仕事にならない。

もちろん、私のスケジュールは、自分でＩＴに登録することもあれば、アシスタントにしてもらうこともある。関係者とは共有している。

今でも、ビジネス手帳にぎっしり書き込むアナログ派の方もいる。シニアの方に多いと思う。

時々、こういう方と遭遇すると、本当に感心する。私も、誰とも共有する必要がなければ、今でも手書きアナログ派だ。

ただ、記録として残し、それを後日有効に活用しようとすれば、やはり、ＩＴツールで登録する方がはるかに便利ではある。

まあ、スケジュール管理のやり方やツールは千差万別、個性的でよいと思う。一方で、社会はＩＴが進展する中で、如何に関係する人達とスケジュールを共有化するかである。

最近は、飛行機の予約を、専用サイトでしたことも、自分のスケジュールに自動的に表示される機能も一般的になって来たし、大事な予定のアラート機能も増えてきた。

ますます、便利になる中で、私たちは退化しないかと心配にもなる。

前置きが長くなったが、スケジュール管理と言うと、堅いイメージだが、私の場合のスケジュールの調整は、毎回、ワクワクしながら、予定を決めていく。

当然、思わぬ相手から予想外の面会依頼が来たり、急だけど会えますか？と大事な人から言われたり。

スケジュールを決めるのは能動的ではあるけれども、ある意味偶然や運命的に感じることもある。そんなことが入り交ざった中で、白紙のスケジュールに入れていく。そして、決めていきながら、ワクワク感が高まる。

例えば、みっちりと詰まった１週間のスケジュールを見ていて時々思うのだが、きっと、何百パターンものスケジュールは作れたはずだ。

ただ、目の前の確定したスケジュールはたった一つ。ここから新たなネタが生まれたり、人との出会いがあったり、ＭＴＧで伝える内容を考えたり。たかがスケジュールだが、仕事の段取りが全て凝縮されているといっても過言ではない。

私の毎日は、スケジュールを眺めながら、経営戦略を考えたり、会う予定の人とのアジェンダをまとめたり、起こりえる展開を創造したり。

まったく飽きることなく、毎日が新鮮なのは、唯一無二のオリジナルなスケジュールを創造すること自体に、楽しみを感じているからだと改めて実感する。

以上