定例ミーティングより臨時ミーティングがはるかに重要

ビジネスにはミーティング（以下ＭＴＧと表記）は欠かせない。

私も、働きだしてからこの方、ＭＴＧというものに何回出席しただろうか？

社会人新人の頃には、右も左も分からないまま、部会や仕事のＭＴＧに出ていた。

今でも覚えているが、初めて部会に出席した時に、何か意見は？と聞かれて、この会社（部）は、殺伐としていますねと発言したこともある。

それこそ、ＴＰＯを考えずに思っているままを話した。数日して、自分の発言を悔やんだが、今にして思えば、表現力の問題で、要はコミュニケーションが良好ではない。ということを言いたかったのだと思う。

３５年以上も働いていると、ＭＴＧはおそらく軽く１万回は越えていると思う。実際に数えたことはないが、仕事にはＭＴＧは欠かせないと思っている。

ＭＴＧを分類すると細かく分けられるが、今回は開催パターンとして、定例ＭＴＧと臨時ＭＴＧに分けて、考えてみる。

どんな会社にも定例ＭＴＧは付き物だ。

先ほど書いた部会にしても、月一回の定例会議である。そうすると一般的には、課の会議、係の会議という風にＭＴＧの目的と参加メンバーが変わり定例で行われる。

仕事の点検のための会議なども定例ＭＴＧ化される。取締役会なども便宜上ＭＴＧと括って考えるが、一般的には、定例の取締役会ということになる。

基本的にどんな会社もＰＤＣＡサイクルに則って会社が活動する。必然的に、定期的なＭＴＧはＰＤＣＡサイクルを機能するための重要なアクションになる。

定例ＭＴＧのメリットを考えてみる。

仕事が忙しい人ほど、日常は、集中力も高い中で目の前の仕事に忙殺される。突発的な仕事も日常で発生する。そういう日々が続くと、会社の健全な活動のための先に向けての仕事が疎かになる。また、何事もそうだが、定期的な点検と言うのはリスクヘッジにもなる。

定例ＭＴＧに必ず出席するということを基本にすると、仕事がＰＤＣＡサイクルのリズムにのって、円滑に進む。

一方で、定例ＭＴＧはマンネリ化を招きやすい。

月次ならまだしも、週次単位ぐらいになってくると、いつものメンバーでいつもの議題となりがちだ。こうなると、人間と言うのは、複数で集まっていることがかえってマイナスになってくる。きっと、誰かがするだろう。前回の議題も今回の議題も大して変わらないから・・と思って、集中力が欠けることになる。

だから、私は、自社のメンバーには、毎回変化をつけるように求める。アジェンダにしても、書き方を変える。色を付ける。並べ替えをする。ということもある。いずれにしても、マンネリ化を防ぐ工夫が大切である。

臨時ＭＴＧはどういうタイミングで開催されることが多いかというと、トラブルやクレームが発生した時だ。

つまり、日常業務で何か問題があるから、至急の対策が必要ということになる。自ずと緊張感は高まる。リスクマネジメントの中の危機管理で考えれば分かり易い。今問題が発生している危機の最中であるとなれば、至急の対策を講じる必要がある。最速で臨時ＭＴＧが設定される必要がある。これは緊急ＭＴＧでもある。

また、あらたに事業の創造や新規の受注プロジェクトなどでも臨時のＭＴＧが必要になる。定例ＭＴＧと比べると、臨時ＭＴＧの開催は、ムラができやすいが、頻度は断然多くなる。

もし定例ＭＴＧが皆無で、臨時ＭＴＧばかりの会社があるとしたら、それは問題で、行き当たりばったりの仕事が横行していくことになる。臨時ＭＴＧの開催のタイミング、招集メンバーの選定、目的の設定、開催そのものの責任も重い。

いずれにしても、臨時ＭＴＧを機能させるためには、開催者の手腕が問われる。

結論を言うと、定例ＭＴＧと臨時ＭＴＧはしっかり使い分けないといけないし、開催頻度の観点やその目的からしても、両方をバランスよく設定しないといけない。

会社全体の視点もそうだが、出席する社員から見たら、例えば、臨時ＭＴＧにはよく招集されるが、定例ＭＴＧには出ていない。というようなことがあってはならないのである。

以上